手続きリスト（市役所）DX
手続き情報をシステムで一元管理することで、所内の情報共有と全体の可視化を実現します。
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課題
手続きに関する情報が各部署で個別に管理されており、全体像の把握が困難。
解決策手続き情報をシステムで一元管理することで、所内の情報共有と全体の可視化を実現します。
各課が個別に保有していた手続き情報をKintoneに集約し、一覧形式で統一管理します。手続き分類や担当課、必要書類、受付窓口などを整理し、他部署の業務内容も横断的に確認できるようになったことで、所内の連携がスムーズになり、業務効率が向上します。
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課題
市民が必要な手続き情報を迅速に取得できず、窓口での問い合わせが増加により、職員に負担をかける。
解決策システムに登録した情報をkViewerで外部公開し、市民自身がWeb上で必要な手続きを検索・確認できる環境を提供します。
kViewerを活用し、システム上の手続きリストをインターネット経由で市民に公開します。手続き名やライフイベント別での検索、必要書類・提出先などが確認できるようになり、市民からの電話・窓口での問い合わせ件数が大幅に減少し、職員の負担軽減と市民満足度向上を両立します。
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課題
紙からExcel等への転記で情報共有までに手間も時間もかかり、ミスも起こりやすい。
解決策紙による情報管理をやめ、手続き情報のデジタル入力・更新をシステムで完結させることで、転記作業とヒューマンエラーを削減します。
手続き情報をシステムのフォームから直接入力・更新する運用に変更。リアルタイムで内容が反映され、複数担当者間での共有も即座に可能になります。二重入力や更新漏れといったミスが減少し、業務の正確性とスピードが向上します。
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